Moilas | Integritetspolicy / Moilas Oy

Integritetspolicy / Kundregister / Moilas Oy

1. Registeransvarig

Moilas Oy
Adress: Paakarinpolku 1, 76850 Naarajärvi
FO-nummer: 1974649-4
Kontaktuppgifter: info@moilas.com, tfn +358 15 785 1200

Person som ansvarar för dataskydd:
Sami Mustonen
sami.mustonen@moilas.com

2. Registerets namn

Moilas Oy:s kund- och kommunikationsregister

3. Allmänt

I denna integritetspolicy strävar vi efter att så öppet och transparent som möjligt beskriva hur vi behandlar registrerades personuppgifter samt att beskriva förutsättningarna och omfattningen av behandlingen av personuppgifter för att säkerställa att de lagstadgade kraven för skydd av registrerades personuppgifter och integritet uppfylls och att registrerades rättigheter inte kränks. Med registrerade avses i denna policy följande personkategorier:

  • Kunder och kontaktpersoner hos våra kundföretag
  • Potentiella kunder och kontaktpersoner hos potentiella kunder
  • Personer som besöker vår organisations webbplats

4. Korrekt behandling av personuppgifter

Genom korrekta informationsbehandlingsmetoder säkerställer vi att våra rutiner för behandling av personuppgifter och åtgärder för att skydda personuppgifter är korrekta. Korrekt informationsbehandling har genomförts på Moilas Oy på följande sätt:

  • Behandlingen av uppgifter har ett specifikt ändamål och en laglig grund. Behandlingen är transparent för den registrerade.
  • Endast nödvändig information behandlas och endast för det ändamål för vilket uppgifterna ursprungligen samlades in.
  • Endast de personer inom organisationen som behöver uppgifterna för sitt arbete har tillgång till dem. Uppgifter lämnas ut till utomstående endast på ett ändamålsenligt sätt.
  • Uppgifterna lagras med beaktande av lämplig säkerhet och endast så länge som det är nödvändigt.
  • Uppgifterna är exakta och aktuella.

5. Rättslig grund och registerets ändamål

Behandlingen av personuppgifter baseras på en eller flera av följande lagliga grunder:

  • Avtal som ingåtts mellan oss
  • Lagstiftning som ålägger företaget
  • Samtycke från den registrerade
  • Registeransvariges berättigade intresse

I situationer där behandlingen baseras på berättigat intresse har vi gjort en balansgång och bedömt att den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd av personuppgifter inte åsidosätter vårt berättigade intresse.

De insamlade uppgifterna används för att hantera kund- och konsumentrelationer; förvärva, hantera och utveckla kundrelationer; förbättra kundservice och kundupplevelse; erbjuda bättre kundservice; hantera marknadsföringskampanjer; skicka nyhetsbrev; hantera reklamationer; utveckla affärsverksamhet och tjänster; analysera och för statistiska ändamål samt för affärsplanering och utveckling.

6. Insamling av personuppgifter

Vi samlar in och behandlar uppgifter till exempel när:

  • Du lämnar dina uppgifter till oss när du gör affärer med oss som företagskund eller kontaktperson för en annan intressentgrupp
  • Vi behöver uppgifter om våra partners från andra källor, i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag (t.ex. handelsregistret)
  • Du ger oss konsumentfeedback, begär information eller lämnar en kontaktförfrågan
  • Du deltar i vår marknadsföringskampanj eller undersökning

7. Behandlade personuppgifter

Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

  • Grundläggande uppgifter om företagskunder, såsom namn, titel, relation till det representerade företaget, kontaktuppgifter (e-post, adress och telefon) och affärsspråk
  • Uppgifter relaterade till kundrelationen, såsom beställnings-, betalnings- och faktureringsuppgifter och meddelanden
  • Registrerades rättigheter
  • Personuppgifter relaterade till konsumentfeedback och kontaktuppgifter för leverans av priser i marknadsföringskampanjer (t.ex. namn, adress och telefon)
  • Uppgifter som samlas in vid användning av vår webbplats, t.ex. uppgifter som samlas in av cookies (enhets-ID och -typ, operativsystem och applikationsinställningar)

8. Lagringstid för personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla syftet med behandlingen av personuppgifter. Personuppgifter raderas när det inte längre är nödvändigt att lagra dem för att uppfylla lagens eller någon av parternas rättigheter eller skyldigheter. I kundrelationer lagras personuppgifter under kundrelationens varaktighet. Vid behov kan uppgifter också lagras efter kundrelationens slut i den utsträckning som tillåts eller krävs enligt tillämplig lag (t.ex. personuppgifter som behövs för att svara på krav enligt gällande preskriptionsbestämmelser).

För vissa uppgifter ställer lagstiftningen krav på längre lagringstider, bland annat för följande ändamål:

  • Bokföringslagen fastställer längre lagringstider för uppgifter oavsett om materialet innehåller personuppgifter eller inte
  • Uppfyllande av ansvar för konsumenthandel
  • Du kan själv avregistrera dig från vår e-postmarknadsföringslista via länken för avregistrering i varje marknadsföringsmeddelande vi skickar.

Samtycke till cookies lagras automatiskt i webbläsaren i 12 månader, varefter det frågas igen från webbplatsbesökaren, om inte webbplatsbesökaren rensar eller tar bort cookies från sin webbläsare, eller om vi ändrar vår cookiepolicy. I dessa fall tvingar vi webbplatsbesökaren att uppdatera sitt samtycke till vår nuvarande cookiepolicy. I detta fall återställs webbplatsbesökarens samtycke endast till nödvändiga cookies innan de har godkänt/avvisat cookies.

9. Överföring och utlämning av personuppgifter

Konsumenters personuppgifter behandlas utanför Moilas Oy endast vid behov (t.ex. genomförande av marknadsföringskampanj och leverans av priser av en samarbetspartner). Vi använder betrodda avtalspartners, med vilka vi i avtalen har beaktat kraven i EU:s dataskyddsförordning och annan lagstiftning. Vi använder kunduppgifter med tredje parter även för analys- och personaliseringsändamål.

Vi kan också lämna ut dina uppgifter till myndigheter om lagstiftningen kräver att vi lämnar ut uppgifterna, om det är nödvändigt för att förhindra eller utreda bedrägeri eller annan olaglig verksamhet. Vi kan också lämna ut dina personuppgifter till andra parter på order av en behörig domstol. Dessutom kan vi lämna ut dina uppgifter vid en eventuell försäljning av verksamheten eller annan företagsomstrukturering till köparen av verksamheten eller annan relevant part i företagsomstruktureringen.

Moilas Oy säkerställer en hög nivå av datasäkerhet och dataskydd vid överföring och behandling av uppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Vi överför inte personuppgifter utanför EU och EES.

10. Principer för registerskydd

Konfidentialitet för personuppgifter är viktigt för oss. Vi har genomfört lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från oavsiktlig eller olaglig förlust, utlämning, missbruk, ändring, förstörelse eller obehörig åtkomst. Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa säkerheten för personuppgifter:

  • Tillgång till personregister är begränsad med användarrättigheter så att endast vissa, fördefinierade personer som har rätt till det på grund av sina arbetsuppgifter och som behöver uppgifterna i sitt arbete har tillgång till dem.
  • Utrustning och informationssystem som används för behandling av personuppgifter är tekniskt skyddade på ett tillräckligt sätt och tillgång till dem är skyddad med lämpliga metoder, inklusive personliga användarnamn och lösenord som ändras regelbundet, brandväggar och andra tekniska medel.
  • Personalen är omfattande utbildad och instruerad i korrekt behandling av personuppgifter och alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt avseende alla personuppgifter.
  • Elektroniska filer säkerhetskopieras regelbundet.
  • Pappersdokument lagras i låsta utrymmen.
  • Material som innehåller personuppgifter förstörs på ett säkert sätt.
  • Om en datasäkerhetsincident inträffar trots säkerhetsåtgärderna och det sannolikt har en negativ inverkan på de registrerades dataskydd, informerar vi så snart som möjligt de behöriga myndigheterna och de berörda registrerade om tillämplig dataskyddslagstiftning kräver detta.

11. Registrerades rättigheter

Du har rätt att granska dina personuppgifter. Du kan när som helst också begära att dina uppgifter rättas eller raderas; begäran om rättelse av uppgifter måste göras på ett sådant sätt att vi enkelt kan rätta felet. Observera dock att de personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla tillämpliga lagkrav inte kan raderas. Du har rätt att motsätta dig eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter i den utsträckning som tillämplig lag kräver. Om behandlingen har baserats på samtycke har den registrerade alltid rätt att återkalla sitt samtycke. Den registrerade kan också ha rätt att få de uppgifter som de har lämnat till oss och överföra dessa uppgifter till en annan registeransvarig.

Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka en begäran till oss på adressen [info@moilas.se](mailto:info@moilas.se). Om du efter det anser att behandlingen av dina personuppgifter inte är korrekt har du rätt att vända dig till dataskyddsmyndigheten, vars kontaktuppgifter finns på tietosuoja.fi.

12. Cookies

Vi använder cookies och liknande teknologier på webbplatsen [www.moilas.se](http://www.moilas.se). En cookie är en textfil som skickas från Moilas Oy:s webbserver och lagras i din webbläsare eller enhet. Vi kan använda cookies för statistiska ändamål, såsom att övervaka användningen av webbplatsen för att förbättra användarupplevelsen.

Du kan blockera cookies, begränsa deras användning eller ta bort cookies från din webbläsare. Eftersom cookies möjliggör funktionaliteten på vår webbplats kan begränsning av deras användning påverka användbarheten av webbplatsen.

13. Ändringar i integritetspolicyn

Vi följer förändringar i dataskyddslagstiftningen och vill ständigt utveckla vår verksamhet och förbehåller oss därför rätten att ändra eller uppdatera denna integritetspolicy vid behov.

Denna integritetspolicy har upprättats den 19 februari 2024.